Este manual tem como objetivo ajudar na utilização do Financeiro do sistema iRancho.
Para começar, você precisa estar logado à sua conta iRancho. Uma vez logado, acesse o Menu Financeiro na barra lateral esquerda do sistema.
O Financeiro iRancho é dividido em 6 grandes áreas: Conta, Movimentação, Importar Extrato, Receitas e Despesas, Alocação de Custos e Listagem de Alocações. Vamos começar?
1 – Conta
Para realizar a movimentação de receitas, despesas ou alocação de custo, você precisa criar uma conta.
Passo 1) Clique em “Nova Conta” (Figura 1);
Passo 2) Preencha todos os dados obrigatórios (Figura 2). Caso marque a opção “Conta Principal”, esta virá preenchida por padrão na tela de movimentação.;
Passo 3) Clique em “Salvar”;
Passo 4) Por fim, verifique se o registro da conta criada está sendo apresentado na Lista de Contas (Figura 3).
2 – Movimentação
No menu Movimentação é possível realizar as seguintes operações:
- Lançamento de Receitas;
- Lançamento de Despesas;
- Lançamento de Transferências;
- Pagamento à Vista;
- Pagamento Parcelado;
- Pagamento Recorrente;
- Alocação de Custo (Animal);
- Adição de Itens de Transação;
- Movimentação de Produto.
2.1 – Lançamento de Receitas
Passo 1) Selecione uma das contas cadastradas no sistema (Figura 4). Observe que nenhuma visualização de dados está sendo disponibilizada (Figura 5 e Figura 6). Isso ocorre quando não existem registros de movimentações no período selecionado (junho 2021);
Passo 2) Clique no botão “Lançar Receita” (Figura 5);
Passo 3) Preencha todos os campos obrigatórios;
Passo 4) Clique em “Salvar” para finalizar os lançamentos ou em “Salvar e Continuar” para realizar mais lançamentos do tipo receita (Figura 6);
Passo 5) Verifique o registro do lançamento na Tabela de Receitas e Despesas (Figura 8). Observe que o valor da transação (R$ 2.500,00) é acrescido ao saldo inicial da conta (R$ 5.000,00), totalizado um saldo de R$ 7.500,00.
2.2 – Lançamento de Despesas
Passo 1) Selecione uma das contas cadastradas no sistema (Figura 4).
Passo 2) Clique no botão “Lançar Despesa” (Figura 5);
Passo 3) Preencha todos os campos obrigatórios;
Passo 4) Clique em “Salvar” para finalizar os lançamentos ou em “Salvar e Continuar” para realizar mais lançamentos do tipo despesa (Figura 9);
Passo 5) Verifique o registro do lançamento na Tabela de Receitas e Despesas (Figura 10). Observe que o valor da transação (R$ 750,00) é debitado do saldo atual da conta (R$ 7.500,00), totalizando um saldo de R$ 6.750,00;
* O botão "Alocar Custo?" será abordado no Tópico 2.7
2.3 – Lançamento de Transferências
O lançamento de transferências é usado para transferir saldo entre contas do financeiro.
Passo 1) Certifique-se de que existe mais de uma conta cadastrada no sistema (Figura 11);
Passo 2) Selecione a conta origem (Figura 12);
Passo 3) Clique em “Lançar Transferência” (Figura 5);
Passo 4) Preencha todos os campos obrigatórios (Figura 13);
Passo 5) Informe a conta destino (conta origem é preenchida automaticamente);
Passo 6) Clique em “Salvar”;
Passo 7) Verifique se foi gerada uma despesa na Conta 1 (Figura 14);
Passo 8) Verifique se foi gerada uma receita na Conta 2 (Figura 15).
2.4 – Pagamento à vista
Observe que todos os lançamentos dos exemplos acima foram realizados com pagamento à vista. Pagamentos à vista são registrados no sistema logo após o final do cadastro.
2.5 – Pagamento Parcelado
Permite que o usuário agende transações parceladas. Ao selecionar uma data inicial, será criado um registro para os meses subsequentes, de acordo com o número de parcelas escolhido. Veja o exemplo de como criar um lançamento de despesa parcelada.
Passo 1) Selecione uma das contas cadastradas no sistema (Figura 4);
Passo 2) Clique no botão “Lançar despesa” (Figura 5);
Passo 3) Preencha todos os campos obrigatórios. Em “Pagamento”, selecione a opção “Parcelado”. A janela de Parcelamento será aberta (Figura 16). Caso o valor e a data da transação já estejam preenchidos na janela de Lançamentos de Despesas (Figura 9), a janela de Parcelamento irá herdar os respectivos valores;
Passo 4) Preencha o campo “Número de Parcelas” e verifique se a data e os valores estão corretos (Figura 17). No exemplo apresentado na Figura 17, 5 parcelas com o valor de R$ 1.200,00 foram criadas, logo, para cada mês de janeiro 2021 (data inicial) até maio 2021 (data da última parcela) será criado um registro da parcela, totalizando um valor de R$ 6.000,00.
Passo 5) Clique em “Salvar” na janela de Parcelamento e em “Salvar” na janela de Lançamento de Despesas. Verifique na Tabela de Receitas e Despesas se todos os registros foram criados corretamente;
Editar - Toda edição de parcelas deverá ser realizada a partir do registro da primeira parcela.
Valor Fixo - O checkbox "Valor fixo" deve ser selecionado caso alguma parcela tenha um valor diferente das outras. Veja o exemplo na Figura 18.
2.6 – Pagamento Recorrente
Veja o exemplo abaixo de como lançar uma despesa recorrente no financeiro iRancho.
Passo 1) Selecione uma das contas cadastradas no sistema (Figura 4).
Passo 2) Clique no botão “Lançar despesa” (Figura 5);
Passo 3) Preencha todos os campos obrigatórios. Em “Pagamento”, selecione a opção “Recorrente”. A Janela de Recorrência será aberta (Figura 19);
Passo 4) Preencha todos os valores solicitados na janela;
Passo 5) Clique em “Salvar” na Janela de Recorrência e em “Salvar” da Janela de Lançamento de Despesas. Verifique na Tabela de Receitas e Despesas se todos os registros foram criados corretamente;
Parametrização - Uma recorrência pode ser definida pela quantidade de repetições e pelo intervalo entre cada uma delas. Exemplo: caso a data da transação seja 01/06/2021 e a recorrência seja programada para se repetir 3 vezes a cada 2 dias, uma transação será criada nos dias 01/06/2021, 03/06/2021 e 05/06/2021.
Nota Fiscal - Pagamentos recorrentes não herdam os números das notas fiscais.
2.7 – Alocação de Custo (Animal)
Permite que transações de despesas sejam alocadas para animais. Ao selecionar os animais desejados, o custo da transação será rateado por animal. O exemplo a seguir mostra o lançamento de uma despesa com alocação de custo.
Passo 1) Selecione uma das contas cadastradas no sistema (Figura 4).
Passo 2) Clique no botão “Lançar despesa” (Figura 5);
Passo 3) Preencha todos os campos obrigatórios;
Passo 4) Clique em “Alocar Custos?” (Figura 20). Janela de Alocação de Custos será aberta;
Passo 5) Selecione os animais que participarão do rateamento das despesas;
Passo 6) Clique em “Selecionar Todos Animais” ou “Selecionar Animais Filtrados” na Janela de Alocação de Custos (Figura 21) e em “Salvar” na Janela de Lançamento de Despesas. Verifique na Tabela de Receitas e Despesas se todos os registros foram criados corretamente;
Rateamento - Exemplo: caso uma despesa no valor de R$ 600,00 seja alocada para um total de 6 animais, o custo por animal será de R$ 100,00 (Figura 22). Para visualizar o custo por animal é necessário acessar a ficha do animal.
2.8 – Adição de Itens de Transação
Para melhor detalhamento de uma transação financeira, o iRancho possibilita a vinculação de um ou mais itens a uma determinada transação. O exemplo a seguir mostra o lançamento de uma despesa com itens de transação vinculados.
Passo 1) Selecione uma das contas cadastradas no sistema (Figura 4).
Passo 2) Clique no botão “Lançar despesa” (Figura 5);
Passo 3) Preencha todos os campos obrigatórios;
Passo 4) Clique na seta localizada na parte inferior da Janela de Lançamento de Despesas (Figura 23). A Janela de Itens de Transação será exibida (Figura 24);
Passo 5) Clique em “Novo item” (Figura 24);
Passo 6) Preencha todos os campos obrigatórios;
Passo 7) Clique em “Salvar”;
Passo 8) Verifique na Tabela de Receitas e Despesas se o registro foi criado corretamente;
Categoria e Subcategoria - Observe que por padrão os itens de transação herdam Categoria e Subcategoria da transação principal, porém, alterações podem ser realizadas conforme a necessidade do usuário.
Valores - Observe que no exemplo da Figura 23 a transação principal totaliza um valor de R$ 750,00. Caso dois itens de transação sejam vinculados à transação principal, o somatório do valor de ambos os itens de transação deve resultar no valor da transação principal (Figura 26).
2.9 – Movimentação de Produto
Assim como citado no tópico 2.8 , itens de transação podem ser vinculados a transação principal, porém, se desejado pelo usuário, tais itens de transação podem ser declarados como Movimentação de Produto. O exemplo a seguir mostra o lançamento de uma despesa com produto vinculado.
Passo 1) Selecione uma das contas cadastradas no sistema (Figura 4).
Passo 2) Clique no botão “Lançar despesa” (Figura 5);
Passo 3) Preencha todos os campos obrigatórios;
Passo 4) Clique na seta localizada na parte inferior da Janela de Lançamento de Despesas (Figura 23). Janela de Itens de Transação será exibida (Figura 24);
Passo 5) Clique em “Novo item” (Figura 24);
Passo 6) Preencha todos os campos obrigatórios;
Passo 7) Marque o item como produto (Figura 27). Janela de Movimentação de Produto será aberta (Figura 28);
Passo 8) Preencha todos os campos obrigatórios;
Passo 9) Clique em “Salvar”;
Passo 10) Verifique na Tabela de Receitas e Despesas se o registro foi criado corretamente;
Insumos Movimentação - Após cadastrar uma transação que possui um produto como item, a movimentação deste produto será registrada no menu de insumos (Figura 29)
3 – Importar Extrato
Para registrar as primeiras transações no iRancho é recomendado que você use uma planilha de importação, adicionando os dados obrigatórios das transações destacados em amarelo. No entanto, para realizar a importação dos dados com sucesso, você precisa ter cadastrado no sistema ao menos uma fazenda e uma conta.
Passo 1) Clique em “Selecionar Arquivo” (Figura 30);
Passo 2) Selecione a planilha com os dados já preenchidos (Figura 31);
Passo 3) Selecione a conta para qual deseja realizar a importação (Figura 32);
Passo 4) Clique em “Importar Arquivo”;
Passo 5) Verifique se todos os registros foram importados com sucesso (Figura 33);
Registro - A Figura 34 é um exemplo de registro que foi importado com sucesso.
4 – Receitas X Despesas
Em Receitas X Despesas é possível verificar detalhadamente todas as transações que foram realizadas em uma ou mais contas. Também é possível utilizar filtros avançados para pesquisar por período das transações, categorias, subcategorias, centro de custo, atividades e marcadores.
Passo 1) Acesse o menu de Receitas X Despesas (Figura 35);
Passo 2) Selecione uma ou todas as contas para realizar a busca (Figura 36);
Passo 3) Selecione o período desejado (Figura 37);
Passo 4) Clique em “Buscar transações” (Figura 35);
Relatório Financeiro - Ao finalizar a busca um relatório financeiro é gerado em formato de gráficos e tabelas (Figura 38 e 39);
Abas - Importante ressaltar que o relatório em tabelas é dividido em 3 partes: Geral, Receitas e Despesas (Figura 40).
5 – Alocação de Custos
De forma similar ao que foi apresentado no tópico 2.7, Alocação de Custo tem como finalidade destinar custos específicos para um ou mais animais.
Passo 1) Acesse o menu Alocação de Custos (Figura 41);
Passo 2) Clique em “Selecionar Animais” e selecione os animais desejados para alocar os custos (Figura 21). Clique em “Selecionar Todos Animais” ou “Selecionar Animais Filtrados” na Janela de Alocação de Custo;
Passo 3) Preencha todas as informações referentes ao custo que será alocado e ao final clique em “Novo Custo”;
Passo 4) Verifique se todas as informações estão corretas e logo em seguida clique em “Alocar Custo” (Figura 42);
Recorrência - Assim como detalhado no tópico 2.6, alocações de custo também podem ser programadas com recorrência;
Extrato de Custo - É possível verificar o custo alocado acessando o Extrato de Custo dos Animais selecionados na alocação (Figura 43). Importante lembrar que o custo apresentado é referente ao valor total rateado pelo número de animais selecionados.
6 – Listagem de Alocações
A Listagem de Alocações é responsável por apresentar tudo o que foi alocado a partir do menu “Alocação de Custos” (Figura 44).
Passo 1) Caso ainda não tenha realizado nenhuma alocação, clique em “Nova Alocação”;
Passo 2) Realize todos os passos descritos no tópico 5;
Passo 3) Selecione o mês em que se realizou a alocação e verifique se o registro da alocação encontra-se na tabela.
É isso! Agora você está pronto para usar todos os recursos do Financeiro do iRancho. Ainda tem dúvidas? Fale com o seu consultor de atendimento iRancho e bom trabalho!